Är du en strukturerad, serviceinriktad och stresstålig person med hög social kompetens och har erfarenhet av att stötta chefer på ledningsgruppsnivå? Då kan detta vara något för dig! Vi lovar dig innehållsrika och intressanta dagar med stor variation där du är med och stöttar regementschefen och regementsledningen för bästa möjliga administrativa support.
Befattningen erbjuder
Som chefssekreterare får du en spännande och utvecklande roll där du blir en del av marinen och Amf 4 med tjänstgöringsort Göteborg. Tjänsten arbetsleds av regementschefen och tillhör regementsstaben.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
Du kommer att ha en viktig roll i att stödja regementschefen i dennes vardag och dina arbetsuppgifter kommer att innebära både en stor bredd och variation. Du har det övergripande ansvaret för att samordna och stödja regementsledningens olika verksamheter, både internt inom Amf 4 och externt vid kontakter med t.ex. andra förband, myndigheter, organisationer och näringsliv.
I arbetsuppgifterna ingår bland annat att:
- Ansvara för att koordinera och planera personalsamlingar, ledningsmöten, samverkansmöten och andra sammankomster som planeras av regementschefen.
- Framställa underlag till möten, exempelvis: kallelser, presentationsmaterial och föra protokoll.
- Sammanställa och analysera material till rapporter, koordinera, driva och delta i olika typer av projekt.
- Agera som övergripande stöd för regementschefen genom att sköta administration såsom kalenderhantering, publicering av riktlinjer, konferensbokningar, resebokningar, hantera fakturor, kontrakt och beställningar, IT samordning/beställning av system, behörigheter och utrustning.
Rollens karaktär gör att det är av yttersta vikt att du har en mycket hög integritet, är professionell, flexibel samt kan arbeta med konfidentiell information.
I rollen ingår även visst stöd till ställföreträdande regementschef och förbandsförvaltare.
KRAV
Kvalifikationer
• 3-årig gymnasieutbildning med godkända betyg eller likvärdig utbildning/arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Dokumenterad erfarenhet av tjänst som innebär chefsstöd
• Mycket goda kunskaper i MS office
• Goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift
• B-körkort
Meriterande
• Tidigare tjänstgöring inom Försvarsmakten
• Erfarenhet av att arbeta i SAP/PRIO
• Erfarenhet av ärendehanteringssystem t.ex. VIDAR
Personliga egenskaper
Vi söker dig som är driven, ansvarstagande, strukturerad och noggrann med målet att alltid leverera högkvalitativt chefsstöd. Du är serviceinriktad med en hög integritet. Du har förmåga att arbeta såväl självständigt som tillsammans med kollegor. I kontakten med andra är du lyhörd och förtroendeskapande.
För att passa i befattningen bör du trivas i en miljö som kännetecknas av högt arbetstempo, med en blandning av rutinärenden och nya utmaningar. Du har ett lösningsorienterat och prestigelöst förhållningssätt och har lätt för att prioritera bland många arbetsuppgifter samt är bekväm med att ta beslut. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer vår värdegrund via vår hemsida.)
Övrigt
Anställningsform: Tillsvidareanställning Heltid 100 % med provanställning om 6 månader.
Arbetsort: Västra Frölunda, Göteborg.
Sysselsättningsgrad: Heltid
Arbetsort: Göteborg
Tillträdesdatum: Enligt överenskommelse.
Tjänsteresor både inrikes och utrikes kan förekomma samt deltagande i övningsverksamhet.
För upplysningar om befattningen kontakta:
Stabschef Gunnar Hafvenstein, 0706-994831
För information om rekryteringsprocessen kontakta:
Valerie Pilo, amf4-g1@mil.se
Fackliga företrädare:
SEKO Kurt Ragnarsson, kurt.ragnarsson@mil.se
OF Amf 4 Johan Dahlgren, of-amf@officersforbundet.se
Försvarsförbundet Anja Aghester, forsvarsforbundet-goteborg@mil.se
SACO sacostyr-fomedc@mil.se
Sista ansökningsdag
Välkommen med din ansökan senast 2023-06-09. Din ansökan bör innehålla CV samt ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning.